​Functies & Taken

Voorzitter:

• Je bent het gezicht van The West Wing en draagt de eindverantwoordelijkheid voor het bestuur en de denktank. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de langetermijnstrategie en de verdere ontwikkeling van zowel het bestuur als de denktank.

• Jij zorgt dat het gehele bestuur op de hoogte is wat er speelt, je maakt de agenda’s voor de vergaderingen en zit de vergaderingen voor. 

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor Buitenlandse Zaken. Ook ben je met de Commissaris Externe Zaken aanspreekpunt voor externe partijen. Je ziet kansen voor leden en het bestuur om aan te sluiten bij relevante evenementen en faciliteert toegang tot deze bijeenkomsten.

• Samen met de rest van het bestuur zorg je voor de opzet en coördinatie van alle activiteiten, en ga je oplossingsgericht te werk bij uitdagingen. 

• Je onderhoudt contact met leden en luistert naar hun ideeën.

• Daarnaast ben jij het aanspreekpunt voor de Raad van Advies. Het is jouw verantwoordelijkheid meetings in te plannen en voor te zitten en de Raad van Advies te consulteren indien er lastige kwesties zich voordoen.

​

Vicevoorzitter & Commissaris Interne Zaken

• Je beheert de financiën van TWW. Dit houdt in dat je het budget beheert, de declaraties en facturen indient en hierover contact hebt met het ministerie van Buitenlandse Zaken.

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor de trackleiders voor praktische zaken en kan fungeren als de rechterhand van de voorzitter bij vergaderingen met Buitenlandse Zaken. 

• Je bent verantwoordelijk voor de interne administratie, waaronder het notuleren tijdens vergaderingen en het bijhouden van het alumni register.

• Je zorgt er samen met het bestuur voor dat alle (interne) TWW-gerelateerde evenementen en activiteiten georganiseerd worden en hierin neem je de coördinatie op je. Voorbeelden van evenementen zijn de trainingen die georganiseerd worden, de kick-off en de wrap-up van het TWW jaar en de Brusselreis.

• Je regelt alles rondom alumni, zoals het alumninetwerk up-to-date en actief houden volgens de wensen van jouw bestuur.  ​

​

Commissaris Externe Zaken

• Je bent verantwoordelijk voor de zichtbaarheid van TWW binnen het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Je houdt contact met de afdeling Communicatie en schrijft teksten voor de interne kanalen van BZ.

• Je bent verantwoordelijk voor de social media en promotie. Je update de website, coördineert het schrijven van de updates van The West Wing evenementen en trainingen en zorgt ervoor dat The West Wing zichtbaar blijft op social media.

• Je bent verantwoordelijk voor de externe communicatie en samenwerkingen. Dat houdt in dat je reageert op vragen die binnenkomen op de website, maar ook samenwerkingen met andere (jongeren)organisaties opzet. 

• Je bent verantwoordelijk voor de organisatie van de buitenlandreis. Je regelt de gehele reis: van hostel en restaurant tot het inhoudelijke programma.

​

Trackleider

• Als trackleider ben je de koppeling tussen de directie of buitenlandse post van het ministerie, het bestuur en de denktankleden. Je verzorgt de communicatie tussen deze partijen en zorgt ervoor dat de stem van de jongeren vertegenwoordigd wordt. 

• Je overziet en faciliteert het denk- en schrijfproces binnen de projectgroep. Zowel op de lange termijn als tijdens de tweewekelijkse tracksessies.

• Je faciliteert en ondersteunt denktankleden in hun persoonlijke ontwikkeling. 

• Je bent eindverantwoordelijk voor de gang van zaken in je track en het organiseren van eventuele sociale activiteiten met je track. 

• Als trackleider help je ook mee met het organiseren van TWW-brede activiteiten samen met de andere bestuursleden.

• Samen met de andere trackleiders bespreek je de voortgang van de tracks en deel je onderling tips en ervaringen.

​

Trackleider Track Ongevraagd Advies

• Als trackleider van Track Ongevraagd Advies ben je de brug tussen de AIV, de TOA-trackleden en het bestuur. Je verzorgt de communicatie tussen deze partijen en je houdt de AIV ook op de hoogte van het advies en de voortgang. 

• Je overziet en faciliteert het denk- en schrijfproces binnen de projectgroep. Zowel op de lange termijn als tijdens de tweewekelijkse online tracksessies.

• Je zorgt voor goede brainstormsessies en afbakening van het onderwerp, gezien TOA zonder vast onderwerp start. Je gebruikt je creativiteit om online tracksessies gestructureerd en prettig te laten verlopen.

• Je faciliteert en ondersteunt denktankleden in hun persoonlijke ontwikkeling. 

• Je bent eindverantwoordelijk voor de gang van zaken in je track en het organiseren van eventuele sociale activiteiten met je track. 

• Als trackleider help je ook mee met het organiseren van TWW-brede activiteiten samen met de andere bestuursleden.

• Samen met de andere trackleiders bespreek je de voortgang van de tracks en deel je onderling tips en ervaringen.

​

​